Datenschutzinformationen im Zusammenhang mit der Nutzung von MS Teams

Stand: 17.02.2025

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist DSW21 ein wichtiges Anliegen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten nehmen wir im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen vor. Wir informieren Sie hiermit über Art, Umfang und Zweck Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (kurz: MS Teams) für die digitale Kommunikation und Kollaboration sowie welche Rechte Ihnen im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten zustehen. Nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sind wir verpflichtet, Sie über folgende Sachverhalte zu informieren:

1. Verantwortliche Stelle

Dortmunder Stadtwerke AG (DSW21)
vertreten durch den Vorstand
Deggingstr. 40
44141 Dortmund

2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Dortmunder Stadtwerke AG (DSW21)
Datenschutzbeauftragter
Deggingstraße 40
44141 Dortmund
E-Mail: datenschutz@dsw21.de

3. Art und Herkunft der Verarbeitung

Bei der Nutzung von MS Teams für die digitale Kommunikation und Kollaboration werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Art und Umfang wird maßgeblich durch das Nutzungsverhalten beeinflusst. Folgende personenbezogene Daten sind zumindest Gegenstand der Verarbeitung:

• Personenstammdaten (z. B. Name, Vorname)
• Kontaktdaten (z. B. E-Mailadresse, Telefonnummer)
• Benutzerdaten (z. B. Anzeigename, Profilbild)
• Lokationsdaten (z. B. Standort)
• Zeitdaten (z. B. Datum, Uhrzeit)
• Protokollierungsdaten (z. B. IP-Adressen, Meeting-ID)
• Mediennutzungsdaten (z. B. Foto-, Video- und Audiodaten inkl. Transkription)
• Kommunikationsinhaltsdaten (z. B. Chat)
• Elektronische Dokumentendaten (z. B. PDF-, Office-Dokumente)

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir nutzen MS Teams für die digitale Kommunikation und Kollaboration (u. a. Besprechungen, Chat, Telefonie und Datenaustausch). MS Teams ist ein Service der Microsoft Corporation.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten von DSW21 verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 88 DS-GVO i. V. m. § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von MS Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von MS Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung digitaler Kommunikation und Kollaboration.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung digitalen Kommunikation und Kollaboration Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, soweit die Nutzung von MS Teams im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung digitaler Kommunikation und Kollaboration.

5. Empfänger von Daten

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Abteilungen und Beschäftigten Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der o. g. Zwecke benötigen. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Dritte außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über Sie dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist, uns gesetzlich erlaubt ist, oder Sie zuvor eingewilligt haben.

Die Kenntnisnahme personenbezogener Daten an den Anbieter von MS Teams kann gegebenenfalls im Rahmen der Zurverfügungstellung der Plattform MS Teams vorkommen, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem Anbieter von MS Teams vorgesehen ist.

6. Datenübermittlungen in Drittstaaten

Eine Übermittlung von Daten in Drittstaaten, die im Rahmen, der unter Punkt 4 genannten Zwecke verarbeitet werden, erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Unter Umständen bestehen Zugriffsmöglichkeiten durch den Anbieter von MS Teams und durch dessen verbundene Unternehmen, die auch von außerhalb der Europäischen Union auf diese Daten zugreifen könnten, wenn dies aus betrieblichen oder anderen rechtlichen Gründen erforderlich wäre.

Bei DSW21 wird für die Nutzung von M365 im Rahmen der EU-Datengrenze grundsätzlich nur auf Rechenzentren von dem Anbieter Microsoft zurückgegriffen, die sich innerhalb der EU bzw. des EWR befinden. Dennoch können Zugriffsmöglichkeiten durch Microsoft durch Rechenzentren in den USA erfolgen. Für die USA liegt seit dem 10. Juli 2023 ein Angemessenheitsbeschluss in Form des abgeschlossenen Data Privacy Frameworks vor. Eine solche Zertifizierung ist mit Stand vom Februar 2025 für Microsoft vorhanden.

Datenübermittlungen in Länder, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau besteht („Drittländer“), ergeben sich im Rahmen der Administration, Entwicklung und des Betriebs von IT-Systemen und nur soweit die Übermittlung grundsätzlich zulässig ist und die besonderen Voraussetzungen für eine Übermittlung in ein Drittland vorliegen, insbesondere der sog. Datenimporteur ein angemessenes Datenschutzniveau nach Maßgabe der EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Datenverarbeiter in Drittländern gewährleistet.

7. Speicherdauer der Daten

Wir speichern Daten und Informationen über Sie nur für eine bestimmte Dauer. Die verarbeiteten personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn ihre Kenntnis für die beschriebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine längere Speicherung vorschreiben oder eine weitere Speicherung im berechtigten Interesse des Unternehmens liegt und sofern die Interessen oder die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen nicht überwiegen.

8. Rechte der Betroffenen

• Sie können gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten erhalten. Bitte beachten Sie dabei die Einschränkungen des Art. 23 DS-GVO und § 34 BDSG.
• Sie haben gemäß Art. 16 DS-GVO das Recht, dass unrichtige Daten über Sie berichtigt werden.
• Sie haben gemäß Art. 17 DS-GVO das Recht auf Datenlöschung. Bitte beachten Sie dabei die Einschränkungen des Art. 23 DS-GVO und § 35 BDSG.
• Sie können gemäß Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Sie können gemäß Art. 20 DS-GVO ein Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen.

Sie haben gemäß Art. 22 Abs. 1 DS-GVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich eines evtl. Profiling, beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden es sei denn, Sie willigen in die Verarbeitung ein, die Verarbeitung ist gesetzlich vorgeschrieben oder vertraglich erforderlich.

Sie haben gemäß Art. 77 Abs. 1 DS-GVO unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Die Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

9. Allgemeine Fragen

Allgemeine Fragen zum Datenschutz beantwortet der Datenschutzbeauftragte, den Sie über die unter Punkt 2 genannte Kontaktmöglichkeit erreichen können. Spezielle Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie direkt an den Organisationsbereich DTI von DSW21 stellen.